Rejestracja do VAT po terminie – możliwość wpisu z datą wsteczną w świetle interpretacji dyrektora KIS

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu obowiązków formalnych, w tym złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których – wskutek pomyłki przedsiębiorcy lub biura rachunkowego – zgłoszenie nie zostaje złożone w terminie.

Powstaje zatem pytanie, czy nieterminowe złożenie VAT-R wyklucza możliwość dokonania rejestracji z datą odpowiadającą rozpoczęciu wykonywania czynności opodatkowanych? Do tego zagadnienia odniósł się dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca br.

Nieterminowe złożenie VAT-R a data rejestracji

Przedmiotem interpretacji była sytuacja podatniczki będącej radcą prawnym, która od dnia rozpoczęcia działalności wykonywała usługi prawnicze. Na skutek nieporozumienia pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym zgłoszenie VAT-R nie zostało złożone przed rozpoczęciem wykonywania czynności opodatkowanych. Podatniczka była przekonana, że zgłoszenie zostało przekazane przez księgową, natomiast księgowa sądziła, że obowiązku tego dopełniła samodzielnie podatniczka.

Po kontakcie ze strony urzędu skarbowego VAT-R został złożony 1 kwietnia 2026 r., a podatniczka została zarejestrowana jako podatnik VAT czynny od tego dnia. Następnie, 3 kwietnia 2026 r. ponownie złożyła zgłoszenie VAT-R, wskazując jako datę rozpoczęcia działalności opodatkowanej 2 lutego 2026 r. Do zgłoszenia dołączyła wyjaśnienia oraz czynny żal. Jednocześnie od początku prowadzenia działalności podatniczka postępowała w sposób właściwy dla czynnego podatnika VAT, w szczególności:

• rozliczała podatek należny i wykazywała podatek naliczony w rozliczeniach,
• składała w ustawowych terminach pliki JPK_V7.

Usługi prawnicze bez prawa do zwolnienia podmiotowego

Podatnik świadczący usługi prawnicze nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, niezależnie od wysokości osiąganej sprzedaży. Wyłączenie to wynika z art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy o VAT.

Oznacza to, że radca prawny rozpoczynający świadczenie usług prawniczych ma obowiązek opodatkowywać je VAT od pierwszej wykonanej czynności oraz złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.

W analizowanej sprawie podatniczka nie mogła zatem wybrać zwolnienia podmiotowego. Od początku działalności była obowiązana rozliczać VAT i dopełnić obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny. Problem przedstawiony dyrektorowi KIS dotyczył więc nie samego obowiązku opodatkowania usług, lecz możliwości dokonania rejestracji z datą wcześniejszą niż dzień skutecznego złożenia VAT-R.

Status podatnika VAT wynika z wykonywania działalności

Dyrektor KIS wskazał, że obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej ma charakter formalny. Status podatnika VAT wynika natomiast z wykonywania działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT.